الإطار العام لتسيير المخزونات في المؤسسات التربوية

الفصل الأول: الإطار العام لتسيير المخزونات في المؤسسات التربوية
المبحث الأول:عملية التموين.
المطلب الأول :مفهوم التموين .
المطلب الثاني : دور التموين.
المطلب الثالث: أهمية وأهداف التموين .
المبحث الثاني:عملية التموين .
المطلب الأول : مفهوم التخزين وأهميته.
المطلب الثاني :مراحل عملية التخزين وأهدافها .
المطلب الثالث:المسؤوليات القائمة في عملية التخزين بالمؤسسات
التربوية.
المبحث الثالث:تنظيم المخازن والمخزونان في المؤسسات التربوية .
المطلب الأول:مفاهيم أساسية للمخازن و المخزونان.
المطلب الثاني:أنواع المخازن والمخزونان حسب نظام المؤسسات التربوية .


تسيير مخزن المواد الغذائية في
المؤسسات التربوية
المبحث الأول : إجراءات تخزين المواد
الغذائية ومراحلها.
المطلب الأول: إجراءات طلب واستلام
البضاعة .
المطلب الثاني :تدوين وحفظ المدخلات و
المخرجات.
المطلب الثالث: الاستمرارية في مراقبة وتقييم المخزون.
المبحث الثاني: المواد المنتهية
الصلاحية وكيفية التعامل مع المواد المنقلة.
المطلب الأول: المواد منتهية الصلاحية
المطلب الثاني: كيفية التعامل مع
المواد المنقلة.
المطلب الثالث:الشروط الصحية بحفظ
وتخزين المواد الغذائية


afafbell


23-11-2010,
17:19


الفصل الثالث: مخازن مواد الصيانة و
العتاد التربوي
المبحث الأول: مخزن الصيانة والتصليح
والوسائل المكتبية.
المطلب الأول:تعريف مخزن الصيانة
والتصليح والوسائل المكتبية.
المطلب الثاني:إجراءات تخزين هذه
المواد .
المطلب الثالث: المسؤوليات القائمة
والرقابة علي مخزن الصيانة والتصليح والوسائل المكتبية.
المبحث الثاني: مخزن ورشات التعليم
التكنولوجيا والمخابر.
المطلب الأول: تعريف المخزن.
المطلب الثاني: إجراءات تخزين مواد
التعليم التكنولوجي والتقني والمخابر والمسؤولية القائمة.
المطلب الثالث: بعض الإجراءات للعمل
ونقل المخابر المدرسية.
المبحث الثالث: مخزن العيادة و
البياضة ومواد التنظيف.
المطلب الأول: مفهوم المخزون.
المطلب الثاني:تنظيم المخزن و كيفية
الرقابة عليه
المطلب الثالث:كيفية معالجة الوسائل
المهتلكة
- الخاتمة.
-الملاحق.
-قائمة المراجع.
-الفهرس.





المقدمــــة

تهدف المؤسسات التربوية إلى تحقيق الصالح العام عن طريق ماتوفره له
الإدارات المركزية من وسائل مادية و بشرية إذن فهي تخضع إلي القانون العام الذي
يجدل دواليب كل القطاعات ويرسم لها أهدافها ومن ناحية أخرى لها مكانيزمات تنظيم
محتواها،لذلك فان المؤسسة التربوية في التعليم الاكمالي الثانوي مكونة من مجموعة
مصالح لكل منها عمل تختص به،ومنها المصلحة الاقتصادية التي لها أهمية خاصة
باعتبارها القلب النابض لحركة الموجودات المالية والمادية المخزونة في المستودعات
وتعرف الموجودات المادية علي أنها تدفق المواد والسلع المخزونة والتي تمثل أهداف
للمخازن حيث التدفقات المالية تعرف علي أنها تدفق لتكاليف ونظرا للأهمية البالغة
التي يكتسبها موضوع تسيير الموجودات المخزونة باعتباره أمر أزلي وحتى لا بد منه
تبرز الإشكالية التي تتمثل في:

كيف تتمكن المؤسسة من تسيير و تقييم موجداتها المخزنة؟

وتتفرع الإشكالية الموجودة أعلاه إلى جزئية تنحصر في :
1- فيما تتمثل إجراءات التخزين على مستوى المخازن الخمسة الموجودة في
المؤسسة التربوية ذات النظامين الداخلي و النصف داخلي ؟
2- أين تكمن أهمية جرد المخزونات ؟
3- فيما تتمثل طرائق مراقبة وتقييم المخزونات ؟
4-وما هي الطريقة المناسبة لتقييم مخزون المواد الغذائية ومواد الصيانة
ووسائل التعليم؟
وهنا يمكن إدراك أهمية البحث من خلال أهمية الخصائص المادية والمالية
التي تتميز بها الموجودات المخزونة بالمؤسسة التربوية و التي تبرز من خلال إظهار
أهمية تقييم المخزونات الخاصة بكل مخزون على حدى و التي تلي مباشرة مرحلة المعاينة
و الاستلام و التخزين .
وأننا نتطلع من خلال هذا البحث الوصول إلي النتائج التالية :
1- محاولة تحديد أهمية السيطرة الفعلية للمخزون ومدى مساهمتها للأداء
الفعال والمحكم.
2- محاولة إيجاد الكيفية والطريقة التابعة لتقييم وتسيير المخزونات.
3- محاولة لفت انتباه الباحث أو القارئ لمدى جدية الموضوع.
وبعد أن قمنا بتجميع معطيات البحث قمنا بصياغة الفرضيات التالية:
1- تقتظي السيطرة الفعلية علي المخزون نوعا من الدقة.
2- تكمن أهمية جرد المخزون في تحديد كميات وقيم المخزونات بعد كل عملية
أو بعد كل دورة معاينة.
3- تقسم طرق تقييم المخزونات إلي قسمين:
أ‌- طرائق خاصة بالمدخلات.
ب-طرق خاصة بالمخرجات .
و قد دفعتنا إلي اختيار هذا الموضوع عدة أسباب منها الذاتية والتي
تتمثل في:
v الرغبة في الاطلاع على الموضوع وأسبابه.
v المرحلة التي تعيشها المؤسسة التربوية في ظل مجموعة من التغيرات علي
المستوى الاجتماعي والاقتصادي والسياسي التي تتطلب التحكم في تكاليف التخزين
وتكاليف النشر والعمل مع الاستغلال الأمثل للإمكانيات المادية والمالية (كراس
المال) التي تستمر في تحسين نوعية التعليم ,طبقا للأهداف والظروف والقوانين
السارية المفعول.لذلك استعمال المنهج التحليلي و الوصفي سنتطرق لدراسة الموضوع
الذي تناولناه في ثلاثة فصول :
الفصل الأول: الإطار العام للتسييرالمخزونات في المؤسسات التربوية .
وهو متكون من 3 مباحث :
المبحث الأول: عملية التموين.
المبحث الثاني: عملية التخزين.
المبحث الثالث:تنظيم المخازن والمخزونات في المؤسسة التربوية.
أما الفصل الثاني فهو يتمثل في :
تسيير مخزن المواد الغذائية في المؤسسات التربوية ذات النظام الداخلي
ونصف داخلي متكون من مبحثين:
المبحث الأول: إجراءات تخزين المواد الغذائية ومراحلها.
المبحث الثاني:المواد المنتهية الصلاحية وكيفية التعامل مع المواد
المتلفة
.
أما الفصل الثالث فهو يتمثل في :
مخازن الصيانة ووسائل التعليم ويتكون من ثلاث مباحث:
المبحث الأول: مخزن الصيانة والتصليح والوسائل المكتبية .
المبحث الثاني: مخزن العيادة والصيانة ومواد التنظيف.
بالإضافة إلى دلك أبرزنا عن طريق هدا البحث أهمية تخزين هده المواد
وكيفية معالجة اهتلاكها إن هي اهتلكت و ما هي هده الاجراءات المعدة لدلك.


الفصـل الأول :الإطـار العـام لتسييـر المخـزونـات
في المؤسسـات التربويـة
.
تلجأ المؤسسات بمختلف أنواعها إلى التخزين وذلك
لمواجهة احتياجاتها المستقبلية في الأوقات المناسبة وبالكميات المطلوبة فالتخزين
وظيفة أساسية لما لها من دور كبير في استمرارية العمل الفعال والإنتاج الجيد وأي
خلل أو تجاهل لبعض مهامها يؤدي إلي مشاكل ومخاطر كبيرة تعود بالضرورة علي المؤسسة
عامة و التلاميذ خاصة إذ يعتبر من الأنشطة الرئيسية التـي تمثل المؤسسة في حسن
استغلال مواردها ,وسنحاول في هـذا الفصـل إلى التطرق لمفهوم التخزين وعملية
التموين التي تعتبر أساس هذه العملية (التخزين).[1]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn1)








المبحث الأول :عملية التموين.
للمؤسسة وظائف متعددة تختلف باختلاف وظيفتها ونمط
التسيير ولا نستطيع تخزين شيء معين دون أن نمون بسلع ومواد معينة لذلك:
المطلب الأول : مفهوم التموين .
إن التموين في المؤسسة التربوية هو التزويد بصفة مستمرة
ومنتظمة بالسلع والبضائع الضرورية بضمان سيرها.
والتموين يستهدف تقديم منتوج يستطيع القيام بخدمة
معينة في المؤسسة وكذلك بالكمية المحدودة وفي الآجال المحدودة وبأدنى تكلفة ممكنة.
المطلب الثاني : دور التموين.
يعتبر التموين عنصرا هاما في حياة المؤسسة وتظهر أهميته
في توفير المواد واللوازم بالكمية والنوعية المطلوبة وذلك لتحقيق أهداف المؤسسة
وتتجلي هذه الأهمية فيما يلي:
1-ضمان استمرارية العمليات التي تحتاج إلي الوسائل
المادية علي اختلاف أنواعها في الوقت المناسب وبالتالي يجنب المؤسسة التعرض
لانقطاع المواد و اللوازم التي تعرقل نشاطها.[2]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn2)


المطلب الثالث : أهمية وأهداف التموين. [3]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn3)
أ-أهمية التموين:
للتموين عدة مهام تتجلي فيما يلي :
v ضمان وسائل ولوازم التسيير لكل عملية تتطلب هذا
النوع من المواد أو تلك الوسائل من أجل تحقيق العمل المطلوب.
v ضمان نقل المواد والسلع من أماكن الشراء إلي أماكن
التخزين أو إلي الاستهلاك المباشر.
v ضمان الظروف الحسنة للتخزين.
v ضمان الاستلام الجيد للمواد و السلع إذ أنه لضمان
إستلام جيد لهذه المواد و السلع يجب علي هيئة التسيير للمؤسسة أن تحرص علي تنظيم
ووضع مخطط وبرنامج معين وتزويد المخازن بوسائل حديثة للتخزين وكذلك المراقبة
المستمرة لدخول وخروج البضائع و السلع ومن هنا نستطيع القول أن الوزارة الوصية لم
تترك مجالا للاجتهاد في تسيير هذا النوع من الممتلكات ومن ثم حضي هذا النشاط
بالعديد من القوانين و المنشورات التنظيمية ونذكر علي سبيل المثال :
- قانون 90/ 21 المؤرخ في : 15 أوت 1990.
-المنشور 143/97 المؤرخ في: 30 جويلية 1997.
v كما لا ننسي بالإشارة هنا إلي ما نستنتجه من
القانون والمنشور السابقي الذكر إلي ما قد حددا وبكل وضوح المسؤولية الجزائية
والمعنوية المدنية تجاه المسير لهذه المواد والمنقولات ووضعها تحت المسؤولية
المباشرة للآمر بالصرف.
v انتقال الملكية للسلع و البضائع ، فقبل أن تكون
هذه السلع والبضائع في مخازن المؤسسة لابد أن تمتد لعملية الشراء وعند ذلك يجب
مراعاة الكمية والجودة والسعر وأن يكون متسما بصفة منتظمة وعقلانية حيث ينتج في
هذه المرحلة ما يسمي بانتقال الملكية لهذه السلع و البضائع من البائع للمشتري وعند
دخولها إلي المؤسسة تحول إلي المخازن كل علي حدا ويجب ألا تخلط بين صنف وأخر يختلف
غيره في الاستعمال أو في التركيبة التي تتنافى في الجمع بينها في نفس المحل ، وعلي
سبيل المثال : يجب أن نفرق بين تخزين سلعة كالزيوت والدهون الخاصة بالطلاء مع سلعة
أخرى تختلف عنها في الاستعمال كالمواد الغذائية أو اللوازم المكتبية.
وحتى تصبح هذه المواد في ملكية المؤسسة لابد من
عملية تحويل الملكية والمتمثلة هنا في مراحل الشراء ويمكن حصر هذه المراحل فيما
يلي:
أ‌-
ظهور الحاجة:
تظهر الحاجة بإجراء الطالب رغبته في الحصول علي
هذه المواد حيث يظهر دور المسير المالي بصفته المساعد التقني للآمر بالصرف فيعرض
عليه قائمة من الحاجيات وفق لمقتضيات مصلحة تسيير المؤسسة وبما أن الآمر بالصرف
يتمثل دوره في الاعتراف بالحاجة ويكون ذلك بكل دقة ووضوح[4]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn4)
وفي هذه المرحلة المهمة يجب أن يتوفر الوصف الجيد
والدقيق للمنتوج المطلوب وتليها مرحلة اختيار مصادر الشراء بحيث تتم هذه العملية
علي أساس مجموعة من المصادر سواء تلك التي سبق وأن تم التعامل معها أو مصادر جديدة
وذلك بغية اختيار المورد الأفضل، هذا في المواد الدائمة الاستعمال كالخضر والمواد
الغذائية،أما في حالة الشراء لهذه المواد أو السلع مرة فانه يتعين علي مدير
المؤسسة رفقة أعضاء مجلس التسيير و التوجيه في التعليم الثانوي مجلس التربية
والتسيير في الإكماليات بإعداد قائمة من الموردين، يتم اختيار الحسن بناء علي
معايير كالجودة ، السعر ،شروط التسليم ، مواعيد التسليم....الخ
ب‌-
التأكيد من الأسعار:
يرتكز الاختيار النهائي لمصادر الشراء علي عوامل
أهمها السعر وبالتالي يجب مراقبة الأسعار.
ج- إرسال طلب الشراء:
هذا الأخير الذي تخضع لعملية الرقابة المستمرة
وذلك تفاديا للأخطاء من حيث النوعية والكمية المطلوبة وتكون هذه الطلبات في صور
كتابية مع توقيع الآمر بالصرف والمحاسب العمومي.
د- الاستلام والفحص:
وذلك بالتأكد من أن المواد المرسلة مطابقة لما ورد
في سند الطلب.
ه- مراقبة الفواتير:
وهي التأكد من أن الطلب المرسل قد نفذ وفق سندات
الطلب ووفق للمواصفات والسعر والكمية المطلوبة، تم بعد ذلك تأتي مرحلة التخزين.[5]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn5)




ب-أهداف التموين:
بصفة عامة أهداف التموين تتمثل في تحقيق أدنى
تكلفة ممكنة وذلك بتزويد المؤسسة بالبضائع، والمواد والمنتجات معا، وذلك بالكمية
والنوعية المناسبة والوقت المناسب ليتم توظيفها في العملية الإنتاجية ومنه يمكن
صياغة أهداف أكثر تحديدا وهي كما يلي:[6]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn6)
v استمرار العمليات: ويقصد به استمرار تدفق المواد
واللوازم والأجزاء نصف مصنعة وذلك لضمان استمرار الدورة الإنتاجية، فأي تأخر في
وصول المواد أو نفاذها يؤدي إلى توقف العملية كليا أو جزئيا كما يؤدي إلى ارتفاع
التكاليف التي لا علاقة لها بالكمية المنتجة.
v تقليل الاستثمار في المخزون: لتحقيق الهدف السابق
(استمرار العمليات) قد تلجا المؤسسة إلى تضخيم مخزونها، لكن هذه السياسة تعني
تجميد الأموال مما يؤدي إلى نقص في السيولة النقدية، كما يقوم البعض إلى الاحتفاظ
بالمخزون أكثر من اللازم يحمل المؤسسة نفقات من قيمة المخزون والتقليل مثل هذه
التكاليف نستخدم. طريقة الكمية الاقتصادية لطلبية الشراء والتي تساوي عندها تكلفة
إعداد الطلبية مع تكلفة الاحتفاظ بها.
v تحديد مستويات الجودة للمواد المشتراة: عادة ما
يتم تحديد مواصفات الجودة من طرف الإدارات التي سوف تستخدم هذه المواد وفي غالب
الأحيان سيتم تحديد مواصفات دقيقة للجودة ويصعب توفيرها إلا بنفقات مرتفعة.
v الحصول على أفضل الأسعار: لا يمكن ضمان الحصول على
المواد المشتراة بالجودة المناسبة بل يجب أن يقترن ذلك بالسعر المناسب لهذه المواد
إلا أنه في بعض الحالات قد يقتضي مبادئ الشراء السليم تجاهل السعر المنخفض،
والشراء بسعر أغلى عندما تعرض خدمات أحسن.
v المحافظة على المركز التنافسي للمشروع: إن النفقات
الخاصة بالشراء تمثل حوالي 50% من تكلفة الإنتاج في المشروع الصناعي ولذلك فإن
عملية الشراء تستطيع المحافظة على المركز التنافسي للمشروع عن طريق رفع كفاءة
عملية الشراء أو تنمية هذا المركز من خلال أبحاث الشراء التي أصبحت جزءا رئيسا من
نشاط إدارة التموينات بمفهومها الحديث (كأبحاث المنتجات – الأسعار – وسائل النقل – وسائل النقل - ...الخ).
v تنمية العلاقات الخارجية والداخلية: يجب توافر
علاقة متينة بين إدارة التموين وكافة الإدارات الأخرى للتنسيق بينها، أما العلاقة
الخارجية فتتمثل في علاقة إدارة التموين مع الموردين.[7]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn7)






المبحث الثاني: عملية التخزين .
إن المؤسسة التربوية تقوم علي مجموعة من الوظائف
المترابطة والمتناسقة ومهما كان نظامها (داخلي نصف داخلي أو خارجي ) ، فان للمخزون
دورا هاما وأساسيا في استمرارها لذلك اعتبرت عملية التخزين أساسية وأي خلل أو
تجاهل يؤدي إلي جملة من المشاكل يعود بالضرر علي المؤسسة والتلميذ بالدرجة الأولى
لذا سنتطرق إلي أهم المفاهيم الأساسية حول عملية التخزين
.
المطلب الأول: مفهوم التخزين وأهميته .[8]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn8)
تلجا المؤسسة باختلاف أنواعها إلي التخزين وذلك
لمواجهة احتياجاتها المستقبلية في الأوقات المناسبة وبالكميات المطلوبة ولذلك
تعددت تعار يف عملية التخزين كنشاط من أنشطة التموين
.
أ- تعريف عملية التخزين:
هو عملية القيام بالتخزين وأول من عرف هذه العملية
حسب القدامى هم الفراعنة في عهد سيدنا يوسف عليه السلام.
و تعتبر عملية التخزين من أهم الوظائف الحيوية
لكثير من المؤسسات فهي تكتسب أهمية متزايدة في المؤسسات التربوية إذ تقوم بتوفير
المستلزمات من المواد أولية وقطع لغيار والمعدات وكذلك تختص بالاستعمال والمحافظة
علي السلع النهائية لحين الحاجة إليها.[9]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn9)
والتخزين هو القيام بالخزن وتكوين مخزونات من
التجهيزات المهمة لطلبات واحتياجات المؤسسة و الاحتفاظ بها في المخزن والاحتفاظ
بها لحين الحاجة إليها.[10]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn10)
وإذ ما أخذنا المؤسسة التربوية لكونها تتضمن
أنواعها من المخزنات فانه يمكن تقسيمها إلـى:
v أدوات وقطع غيار
.
v اللوازم الكتابية والمكتبية
.
v المواد الغذائية.
v مواد البناء والصيانة.
ومما سبق ذكره يمكن استخلاص أن وظيفة التخزين تعني
عمليات الاحتفاظ بكميات مناسبة بغرض استعمالها في الوقت المناسب أي أن عملية
التخزين تبدأ عند نهاية عملية الشراء
.
ب - أهمية عملية التخزين
:
إن لعملية التخزين قيمة وأهمية اقتصادية تتجلي
وتتضح في عدة نواحي منها:
v هناك الكثير من المواد الموسمية تعرض وتنتج في
مواسم معينة وتستهلك علي مدار سنة حيث تقوم المؤسسة باقتناء حاجياتها منها بكميات
تفي حاجاتها خلال السنة تفاديا لمخاطر ارتفاع الأسعار والندرة.
v ظروف النقل تجعل المؤسسة تحتاط بالتخزين لمواجهة
تغيير مواعيد الاستلام للمواد بسبب الظروف الجوية العواصف والأمطار.
v توفير احتياجات المؤسسة في الوقت المناسب.
و يساهم التخزين في تكون إحدى المنافع الاقتصادية
وهي المنفعة الشكلية أو التمويلية وعندما تريد المنشأة إن تحتاط ضد (احتمالات
ارتفاع الأسعار ).
المطلب الثاني: تنظيم عملية التخزين:
أ-أهداف وظيفة التخزين:
o ضمان الحفظ الجيد للمخزون بحيث تتم عملية المناولة
وصرف استقبال المخزون بطريقة مناسبة لتجنب المؤسسة تكاليف مثل تكاليف التلف
والضياع.
o الاحتفاظ بالمواد الموسمية (المواد الخام) فقد
يكون إنتاج المواد الخام موسمي بشكل يتعذر على المؤسسة الحصول عليها للعملية
الإنتاجية بسعر مناسب.
o الوقاية من حالات نفاذ المخزون من خلال المتابعة
يمكن في كل لحظة التعرف على مستويات المخزون.
o الكشف عن أي ركود أو تراكم في المخزون أو أي
اختلافات أو استهلاك غير عادي، وذلك من خلال أنظمة الرقابة على المخزون.
يختلف التخزين حسب نوع المؤسسات سواء كانت خدماتية
أو تجارية أو مصالح حكومية وصناعية من الطبيعي ومن المعقول أن تكون لكل واحدة منه
هدف أو غاية من ذلك
.
Ø التخزين في المؤسسة التجارية :[11]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn11)
الهدف هو تأمين وتنفيذ العقود المبرمة وخاصة تلك
التي يتواجد بها شرط جزائي
التخزين في المصالح الحكومية
:
الهدف منه توفير مستلزمات أمر معين والخدمات
العامة (مسير المطاعم المدرسية )التي
تنفرد بها علي اختلاف أنواعها .مثلا الرعاية الصحية والاجتماعية التعليم ويسمي
المخزون في هذه الحالة المخزون الاستراتيجي .[12]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn12)
Ø التخزين في المؤسسات التربوية :
o تهدف عملية الاحتفاظ بالمخزون إلي تجاوز حالتي
النفاذ والتراكم وذلك بشراء المستلزمات وتخزينها لاستمرار تدفقها علي مدار السنة
.[13]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn13)
ب-كيفية التخطيط للمخزون:
o ينطوي التخطيط على تحديد الكميات المطلوبة من
عناصر المخزون على حساب الطلبات وذلك طبقا لتوفيرها في الأوقات المناسبة، على أن
يتم هذا التخطيط وفقا لعدة مراحل أهمها:
1. مرحلة الحصول على المخزون
2. مرحلة الإعداد للمخزون
3. مرحلة الاحتفاظ بالمخزون
4. مرحلة تداول المخزون
ونقوم في هذه المرحلة بدراسة جميع العوامل المادية
البيئة والتكاليف كالأماكن مثلا وظروف العرض والطلب، وتكاليف الشراء والتقل
والتخزين.
ج مراحل عملية التخزين:
تمر عملية التخزين بالعديد من المراحل نذكر منها .



1. مرحلة الحصول على المخزون:
في هذه المرحلة يتم تحديد الكميات و الاحتياجات
المطلوبة و ذلك بوضع توقعات أو تقديرات لطلب وفقا لظروف السوق و هذا تحديدا لكميات
عناصر المخزون التي يمكن الاحتفاظ بها داخل المخازن, بحيث لا ينجر على وجودها
تجميد أموال المنشاة.
ومن الطبيعي أن تتحكم ظروف العرض و الجلب في نوع و
كمية العناصر المكونة لمخزون و هذه الأموال تتطلب تنبؤ دقيق لفترات زمنية معقولة و
كافية لتعديل الخطط و البرامج دون أن يترتب على هذا التعديل توقف نشاط المؤسسة كما
يجب الموازنة بين نفقات الاحتفاظ بالمخزون و تكاليف إصدار أوامر الشراء على فترات
متقاربة.
2. مرحلة الإعداد للمخزون (الشراء):
وفي هذه المرحلة تقوم المؤسسة بعمليات الشراء
الفعلية لعناصر المخزون المطلوب، ويكون ذلك في وقت مناسب ومن مصدر كوريد ملائم
وبالأسعار الملائمة، وبعد أن يقوم القائمين بعمليات الشراء بالاتصال بالعملاء
والموردون، يتم تحديد المواصفات المطلوبة على ضوء الاحتياجات، وفي حدود القدرات
المالية وإمكانيات النقل، فيتم وضع الجدول زمنية تسمح بالتعاقد مع المورد في الوقت
المناسب، مع ترك وقت معين لإرسال الطلبية ووصولها، وتظهر هنا الأهمية البيالغة
للوقت لبعض عناصر المخزون القابلة للتلف.
3. مرحلة الاحتفاظ بالمخزون:
ويتم في هذه المرحلة توفير جميع الإمكانيات
اللازمة للاحتفاظ بعناصر المخزون، وحمايتها من التلف، الفساد، السرقة...الخ، بسبب
الظروف الجوية أو الحوادث أو التقادم كما يجب التمييز بين النقص في المخزون الناشئ
عن العوامل الطبيعية والنقص الذي[14]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn14) يحدث
نتيجة الأخطاء في التقدير، الأخطاء التي تقع غالبا في الوزن، القياس،...الخ، كما
يتم في هذه المرحلة وضع مخططات مناسبة لأماكن التخزين، وذلك بتوفير فراغات داخل
المخازن تسمح بحركة المخزونات إضافة إلى ذلك يجب توفير ظروف التخزين الملائمة
(النظافة، التهوئة، الحرارة، ...الخ) وضمن هذه التخطيطات يجب الطرق إلى الأوقات
اللازمة لتجديد المخزون فيمكن التمييز بين عناصر المخزون السريعة الحركة والراكدة.
4. مرحلة تداول المخزون:
قسم الإنتاج الاول

مخزن البيع

مخزن الاستهلاك

مخزن الاستقبال

قسم الإنتاج الثاني

وهذه المرحلة يتم فيها الاستلام أو الصرف من وإلى
المخازن لعناصر المخزون، ومن الضروري في هذه المرحلة تحديد الكمية والنوع والوزن
والأبعاد للعناصر وتسجيلها في جداول أو مستندات الصرف أو الاستلام.










المطلب الثالث: المسؤوليات القائمة في عملية
التخزين في المؤسسات التربوية .[15]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn15)
طبقا للقرار رقم 10/01 المؤرخ في 15/09/1983 الذي
يحدد صلاحيات أعمال مستخدمي مؤسسات التعليم الثانوي الذي يحدد المهام و المسؤوليات
القائمة في إطار عملية التخزين وتقع كافة المسؤولية علي رئيس المخزن حيث تنص
المادة 06 منه علي ما يلي:
v يكليف رئيس المخزن بما يلي:
1- الانجاز المادي وتحسين دخول وخروج السلع المخصصة
للتغذية والصيانة الاعتيادية.
2- المعاينة والمحافظة علي المواد و المواد الغذائية
و التجهيزات الصغيرة المخزنة.
3- إبقاء المخازن وملحقاتها في حالة جيدة.
4-حسن استعمال السلع و الوقاية ضد الحرائق.
5- يضع رئيس المخزن طلبية المواد الغذائية.
6- يتصل بالممونين لتحديد الترتيب و الأيام وساعات
تسليم السلع.
7- يستلم السلع ويتحقق من جودتها.
8- يسجل عدد المتناولين للوجبات.
9- السهر علي حسن سير الأجهزة المحافظة علي صيانة
المحالات وملحقاتها.
10- يساعد رئيس المخزن في أداء مهمة عون المخزن في
حالة غيابه.
11- يقوم بترتيب المخزن بتكون عون المخزن وبتحسين
مستواه.
أما المادة التاسعة من هذا القرار فهي تنص علي ما
يلي:
v يكلف أمين مخزن الو رشات تحت مسؤولية رئيس الأشغال
بما يلي :
1. ترتيب الوثائق و الأوراق الحسابية المسيرة
للمحزونات.
2. تحسين المدخولات و المخرجات.
3. الاحصاء الدوري للمخزن العام و المخازن الملحقة.
4. يوجه عمل القائمين علي مخازن الو رشات ويقوم
بتكوينهم وتحسينهم.[16]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn16)
المبحث الثالث: تنظيم المخازن والمخزونات
بالمؤسسات التربوية ذات النظام داخلي و نصف داخلي.
عندما نذكر وظيفة التخزين يتبادر إلي الذهن مباشرة
ثلاث أشياء رئيسية لا يمكن أن تقوم وظيفة التخزين بدونها (المخزون، المخزن،
وتسيرهما).
المطلب الأول : مفاهيم أساسية للمخزون والمخازن.
قبل التطرق لمفهوم المخزون لابد أن نتعرض إلي
مفهوم تسيير المخزون.
أ‌-
تعريف تسيير المخزون:
يقصد بعبارة تسيير المخزون استعمال وتطبيق كل
المبادئ العلمية الملزمة للمحافظة علي التخطيط الأمثل و الفعال من المواد و القضاء
علي إمكانية الوقوع في مشاكل مستقبلية بسبب زيادة وسرعة خروج المواد من المخازن
(سرعة دوران المخزون)[17]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn17) .
ب - تعريف المخزون:
توجد عدة تعاريف للمخزون و أوضحها تعريف Pierr zermati أن المخزون هو عبارة عن مجموعة من البضائع أو
العناصر المختلطة والمنظمة داخله وهي موجهة للاستخدام في وقت معين أي تقوم
بتقديمها إلي مستخدميها علي حسب احتياجاتها".
كما عرف المخزون حسب المخطط الوطني المحاسبي
" يتضمن مجموعة السلع المستثمرة أو المصنوعة من قبل المؤسسة الموجهة للبيع أو
الأداء أو الاستهلاك من أجل حاجات الصنع أو الاستغلال"1 (http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn18)
ج - تعريف المخزن:
هو عبارة عن مكان توضع فيه البضائع و السلع و
المشتراة أو المنتجة بشكل منظم و مرتب بحيث تكون جاهزة للاستعمال كما إستدعت
الضرورة و المخازن بصفة عامة تكون جزء من المؤسسة سواء كانت إنتاجية أو تسويقية ،
يجب أن نراعي فيها قربه من مكان الاستخدام و ذلك قصد توفير الجهد و الوقت .
المطلب الثاني: أنواع المخازن والمخزونات وتنظيمها
حسب نظام المؤسسات التربوية.
أ- أنواع المخازن و المخزونات:
Ø أنواع المخازن بالمؤسسات التربوية :
للمؤسسة التربوية مجموعة من المخازن تختلف فيما
بينها من حيث النمط و الحجم بين مؤسسة وأخرى وغالبا ما نجد في الكثير من المؤسسات
أنواع المخازن التالية :2

1. مخزن المواد المكتبية
:
يشمل هذا النوع من المخازن علي كل اللوازم الموجهة
للاستعمال الإداري وقاعات التدريس والأدوات المكتبية وورق السحب – الطباشير
......الخ .
2. مخزن مواد الصيانة و الحدادة
:
ويشمل كل المواد الموجهة للصيانة العادية للمؤسسة
من طلاء ووسائل كهربائية ومواد حديدية ومواد التنظيف....الخ.
3- مخزن ورشات التعليم التكنولوجي و المخابر والتعليم
التقني:
وهو مخزن مخصص موجهة للورشات علي اختلاف أنواعها
مثل :ورشة موجهة للتدريس ، و مواد البناء الموجهة للهندسة المدنية كالرمل والحصى و
مواد كهربائية خاصة بدراسة الدارات الكهربائية وبصفة عامة الهندسة الكهربائية .
4- مخزن العيادة و البياضة ومواد التنظيف:
يحتوى مخزن البياضة على بزازة ويقصد بذلك شراء
خيوط الخياطة والإبر و الأزرار أما مخزن العيادة فيحتوي علي مواد صيدلية خاصة
بالاسعافات الأولية والعلاجات السريعة والأدوات الصغيرة
.
5- مخزن المواد الغذائية
:
ومصدر مواده مشتريات البند 211 (التغذية) ونظرا
للحساسية التي تكتسبها عملية التخزين المواد الغذائية يجب مراعاة شروط الصحة و
النظافة للأماكن المخصصة لتخزين هذا النوع من السلع و المواد تفاديا لوقوع تسممات
غذائية و يشترط توفير ما يلي:[18]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn19)
أولا:النظــافــة
:
تخضع نظافة المحلات (المخزن وأماكن تداول الأطعمة
) إلى إجراءات المرسوم رقم53/91 المؤرخ في 23 فبراير 1991 المحدد لشروط حفظ وتقديم
وتخزين المواد المعدة للاستهلاك البشري ووضع ضوابط لتخزين وتكييف هذه السلع
والمواد ومن أهمها:[19]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn20)
v يجب ألا تتصل اتصالا مباشر بالأماكن التي تحفظ
فيها الثياب والمراحيض وحجرات الماء ويمنع وصول الحيوانات.
v -يجب أن تكفل تهوية جيدة لمنع تكوين ما مكثف.[20]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn21)
ثانيا:الموقع و المساحة:[21]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn22)
v يجب أن يكون الموقع بعيدا عن الروائح الكريهة
والدخان و الأتربة و الملوثات الأخرى وغير معرضة للانغمار بالماء.
v في حالة وجود ثلاجات داخل المستودع يراعى عدم
تعرضها لأشعة الشمس المباشرة
.
v أن يكون قريبا للمطعم أو ضمنه وذلك اختصارا للجهد
و الوقت وتسهيلا لعملية إعداد الوجبات اليومية.



ثــالثــا:المبنـــــى:[22]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn23)
v أن يكون بناء المستودع من مواد صماء جيدة و ملائمة
وسهلة التنظيف ويفضل الطوب و الاسمنت المسلح.
v أن تكون أرضية وجدران المستودع من مواد لينة وسهلة
التنظيف.
v أن تزود غرفة التبريد و التجميد بأجهزة تبريد
وتجميد ذات كفاءة عالية وبأكثر من واحدة لتوفير البديل في حالة تعطيل إحداها وأن
تزود بأجهزة قياس لدرجة الحرارة مع إمكانية قراءة النتائج من خارج الغرفة.
v أن يزود المخزن بالأرفف الكافية و المناسبة و التي
يرتفع فيها أخفض رف عن الأرضية ب 30سم علي الأقل.
v أن يكون تصميم المخزن بطريقة محكمة الغلق امنع
دخول الحشرات و القوارض.
v أن يزود بمراوح شفط (تهوية ) ملائمة.
v أن يزود بإضاءة ملائمة
.
v يمنع استخدام المخزن للنوم.
v يجب وضع قائمة علي باب المخزن توضح فيها نوعية
المواد الغذائية المخزن وتاريخ إنتاجها.
v الالتزام بالنظافة التامة بوحدات المخزن


مخطط تقسيم المخازن:[23]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn24)
حسب/المنشور رقم :143/97 المؤرخ في:
30/07/97المتعلق بجرد الممتلكات المنقولة والعقارية

المخـــــــــــازن

مخزن مواد الصيانة
والتصليح والمواد المكتبية

مخزن المواد الغذائية

مخزن المواد المكتبية

مخزن مواد الصيانة و الحدادة

مخزن مواد التنظيف والبياضة

مخزن الخردوات

مخزن ورشات التعليم التكنولوجي و المخابر والتعليم
التقني مخزن عام للو رشات







---







ب - أنواع المخزونات:
بالمؤسسة التربوية مخزون وحيد في انتظار الاستهلاك
باختلاف المؤسسات الاقتصادية و الإنتاجية الأخرى التي يكون فيها أصناف وأنواع
المخزونات كالتالي:
v مخزون الأمان
:
هو مخزون تحتفظ به المؤسسة عند الضرورة أي
لاستعماله في سبيل المحافظة علي تدفق متعادل من الإنتاج في حالة تأخر الموردين من
التسليم أو في حالة نقص المواد ومن هنا يتوجب علي المؤسسة ضرورة ضمان الحد الأدنى
بنسبة معينة للاحتفاظ ضد الطوارئ أو المفاجئات أي مخزون التقلبات غير متوقعة
ومنتظرة مثل الطلبيات للعملاء وعلي المؤسسة ضرورة ضمان الحد الأدنى لمستوى المخزون
بمعدل أكبر من الصفر.
v مخزون العمل
:
وهو المخزون المتوسط الذي يجب أن يتوفر لدى
المؤسسة للتشغيل بصورة آمنة فهو يتعلق بسرعة استهلاك المخزونات وسرعة الحصول عليها
وإستلام الطلبيات لتجديد المخزونات
.
v المخزون العادي:
ويعني ذلك المواد المنتجات ذات استعمال عادي أو
مستقر و متواصل ميزته كونه منتظما واستعماله كبير.[24]
(http://www.djelfa.info/vb/newreply.php?do=postreply&t=349574#_ftn25)



v المخزون المتداول:
يسمي المخزون المتداول ذلك المخزون الذي نستطيع
تغطيته بطلبيه خلال الدورة ويتميز بأنه يتطور دائما يعني الخارجات من المستودع
وبين المخزون المتداول وإعادة التموين المتتابع
.
المخزون الدوري:

ويتمثل في نصف المخزون المتداول..
شروط تسيير المخزونات
:
تسيير المخزون سيتوجب مجموعة من الشروط،وضع قواعد
خاصة لاختيار أصناف المواد(حسب درجة الاستهلاك) مع تحديد طريقة سحب المواد مع
الأخذ بعين الاعتبار.
v طبيعة المادة.
v استلام المادة.
تحديد الإجراءات البديلة الواجب اتخاذها في حالات نفاذ
المخزون وبعد القيام بتحقيق هذه الشروط يمكن لنا
:
v قياس المستوى الحقيقي لكل مادة .
v اتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيح الانحرافات.
v القيام بعملية المتابعة عند الحاجة .
v تفادي نفاذ ما بطريقة التنبؤ أو مخزن الأمان.
v تجنب استعمال طرق إحصائية لتفادي الضياع.[25

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته
من فضلك احتاج الى نسخة كاملة من المذكرة
شكرا